Gmail的秘密研究室

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我的第一個免費電郵戶口,始於1998年的Hotmail。往後用過不少其他電郵服務,如Yahoo Mail、HongKong.com、Mail.com等,直到當年Google開放Gmail的免費試用Beta版,便一直沿用至今。除了當年給予的「1Gb大容量」郵箱(當時的Hotmail只給予2Mb的容量)以外,這麼多年來,Google在電郵服務上的持續進步,不論是用戶界面、功能、容量、帳戶保安、以至智能化反垃圾郵件等等,各方面都比其他電郵服務供應商優勝,難怪我在Facebook上作的「非正式」統計,「隨機抽樣」發Facebook私人訊息詢問的一百位Facebook friends之中,使用Gmail的竟然高達七十三位之多!時至今日,最令Gmail變得獨一無二的,絕對是其「秘密研究室」(Gmail Labs)。

20130706BGmail「秘密研究室」是Google開放予第三方程式設計員(懂程式編寫便行,只要有興趣,你也可以加入!)為Gmail編寫Google還未提供的功能而設。「秘密研究室」的產品,既實用又免費,今期就讓我們看看,當中最突出的產品:

1)「悔手」功能(Undo Send):這個由天才Yuzo F. 想出來的功能,絕對是任何Gmail用家都不能錯過的「秘密產品」。這個「悔手」功能,正是讓你在按下了「發送」(Send)按鈕後,延遲5至30秒才把電郵發送出去,好讓你有足夠的時間,改正小至忘記把附件加進電郵,大至把重要、機密、以至私人電郵,發給錯誤的人等等問題後,才真正把電郵發出去,以免「一按足成千足恨」,後悔莫及。

2)直接插入圖片(Inserting Images):另一個用家不能錯過的實用功能,彌補了Gmail只能以附件形式,插入圖片的問題。啟用此功能後,用家便可直接插入電郵內容裡的任何一處,例如段落與段落之間,而且圖片會直接顯示出來,不用再特地把圖片打開,才能看到其內容,為用家帶來極大方便。

3)「罐頭」回覆(Canned Responses):其中一個Gmail缺之的功能,便是範本功能。尤其在工作上,不少電郵用家,都需要建立不同的範本,用作不同情況下,大量而重複的回覆,例如回覆到自己辦公室出席會議的人,時間地點,以及附上辦公室位置的地圖等。建立了範本後,此類電郵便可不斷重複使用,節省不少時間。

4)Google地圖顯示(Google Maps preview in mail):正如名稱所示,此產品能把電郵內容裡的地址,自動辨認出來,然後當用家在地址上按下滑鼠鍵後,相對該地址的Google地圖,便會即時顯示出來,不論是相約工作會議,還是私人約會,提供極大的方便。

5)建立快速鍵(Custom Keyboard Shortcuts):使用電腦年資比較長久的朋友都知道,鍵盤才是最能節省用戶時間的操作工具,例如按下「Ctrl﹣R」便立即進入電郵回覆畫面,按下「Ctrl﹣S」電郵便立即被送出等,當熟習後,相比起透過不斷移動滑鼠操作各項功能,絕對能省下大量時間。「建立快速鍵」就是正好為用家提供,自訂對應各項電郵快速鍵的功能。

除了以上提及的產品以外,「秘密研究室」還曾經提供過一些有趣的功能,例如「防醉酒發送電郵」(Drunk Emailing),就如「防醉酒SMS」一樣,在發出電郵之前,先要答對三條簡單數學題,電郵才會被送出,以防止酒醉的用家,做出糊裡糊塗的事。可惜這個功能不知什麼原因,已經被Google移除。

說了這麼多不同的產品,究竟這個「秘密研究室」藏身在那裡?

好東西多藏於「遠在天邊,近在眼前」的地方,「秘密研究室」正是如此:只要先按下Gmail右上角的「齒輪」按鈕,再按下「設定」(Settings),進入畫面後,找到選單上的「研究室」,按下後便會看到所有產品。你可以逐一瀏覽,又或是利用其搜尋功能(Search),鍵入關鍵字,例如「圖片」,所有與圖片有關的研究室產品,便會顯示出來。

要使用「秘密研究室」的產品則更加簡單:只要點擊該產品的「啟用」選項,然後捲動(Scroll)到頁底,按下「儲存變更」(Save Change)便成;相反,要停用某一產品,則點擊「停用」便可。

Gmail「秘密研究室」雖然算不上是什麼偉大發明,但對電郵用家來說,卻絕對是小改變、大改善,大大彌補了其他電郵服務無法提供的功能。如果你還未使用過Gmail,無論你在用那一家的電郵服務,我還是推薦你轉用Gmail;如果你已經在使用Gmail,快快打開你的「秘密研究室」,不論是文中提及、還是未有提及的功能,都試試看吧!

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